Krajowy System e-Faktur - co warto wiedzieć?

· Od przyszłego roku wchodzi w życie Krajowy System 
e-Faktur.

· Obowiązek wystawiania e-Faktur obejmie etapami wszystkich przedsiębiorców.

· To kolejny etap cyfryzacji procesów, którego celem jest ujednolicenie i usprawnienie fakturowania sprzedaży towarów i usług.

Krajowy System e-Faktur to system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF nastąpi od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców. 

Termin 1 kwietnia 2026 r. dotyczy wyłącznie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, a nie ich otrzymywania. Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF będzie obowiązkowe już od pierwszego dnia jego funkcjonowania, czyli od 1 lutego 2026 r. (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie faktura jest przekazana w sposób uzgodniony);

Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. możliwe będzie jeszcze wystawianie faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł.

Dostęp do KSeF będzie możliwy:

-         za pośrednictwem programów finansowo-księgowych, o ile są zintegrowane z KSeF (integracja przez API),

-         za pomocą bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, dostępnych na stronie ksef.podatki.gov.pl tj. 

o    dostępnej online Aplikacji Podatnika KSeF (umożliwiającej korzystanie z systemu, zarządzanie uprawnieniami, tokenami i docelowo również certyfikatami KSeF, podgląd faktur oraz pobranie UPO); 

o    Aplikacji Mobilnej KSeF (zapewniającej wygodne i szybkie wystawianie i odbieranie faktur w systemie przy użyciu smartfona, podgląd faktur oraz utworzenie wersji roboczej faktury)

Z KSeF można też korzystać przez e-mikrofirmę dostępną w e-Urzędzie Skarbowym. Dzięki powiązaniu istniejącego konta z KSeF podatnik może wystawiać i odbierać faktury w systemie oraz przenosić je bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych.

Korzyści z KSeF dla przedsiębiorców

Wdrożenie KSeF służy cyfryzacji procesów fakturowania, ich księgowania i przechowywania. Pozwala także unikać błędów przy ich wystawianiu. To także usprawnienie obiegu dokumentów – faktury trafią do odbiorcy niemal w czasie rzeczywistym. Łatwiejsze stanie się również przygotowanie dokumentów – integracja z KSeF umożliwia import danych z faktur klientów i dostawców prosto do systemu księgowego firmy / księgowej.

Kolejną zaletą e-Faktur jest szybszy zwrot VAT – w 40 dni zamiast 60. Dodatkowo przedsiębiorca nie będzie musiał już przechowywać i archiwizować faktur – obowiązek ten będzie spoczywać na Krajowej Administracji Skarbowej. Podatnicy korzystający z KSeF będą mieć stały dostęp do dokumentacji przez 10 lat. 

1 listopada Ministerstwo Finansów udostępniło Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Moduł umożliwia zarządzanie uprawnieniami w KSeF, składanie wniosków o wydanie certyfikatów oraz pobieranie certyfikatów na potrzeby korzystania z systemu. Certyfikaty i uprawnienia, o które użytkownik wystąpi w MCU będą miały moc prawną i będą służyć do korzystania z KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r.

Wcześniejszy dostęp do MCU ma za zadanie pomóc przedsiębiorcom dobrze zaplanować proces nadawania i zarządzania uprawnieniami w KSeF 2.0. Dzięki temu firmy będą miały więcej czasu żeby dostosować swoje procedury i systemy IT, upewnić się, że wszystko działa zgodnie z przepisami, a także zwiększyć bezpieczeństwo i kontrolę nad dostępem do danych i dokumentów.

Od 8 grudnia 2025 r. można także wygenerować tokeny niezbędne do uwierzytelniania w systemie KSeF 2.0. Dzięki tokenom można szybko i w prosty sposób logować się do KSeF. Zamiast każdorazowego uwierzytelniania się w systemie np. podpisem kwalifikowanym, będzie można wygenerować token i wykorzystywać go do uwierzytelniania się w aplikacjach komercyjnych zintegrowanych z KSeF.

Testy otwarte Aplikacji Podatnika KSeF 2.0

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 to oferowane przez resort finansów bezpłatne oprogramowanie do wystawiania i otrzymywania faktur zgodnych z systemem KSeF 2.0. Może ono stanowić alternatywę dla dowolnego, dostępnego na rynku programu do fakturowania zintegrowanego z API KSeF 2.0.

Od 3 listopada można już sprawdzić możliwości systemu w środowisku testowym i przekonać się o jego funkcjonalnościach. W ramach testów otwartych użytkownik może posługiwać się dowolnymi, fikcyjnymi danymi, a żadna z czynności nie niesie za sobą skutków prawnych. Dane w  testowej wersji Aplikacji Podatnika będą okresowo usuwane.

15 listopada ruszyło również środowisko przedprodukcyjne (Demo) Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Daje ono dodatkowe możliwości użytkownikom. Jeśli chcą oni przetestować KSeF 2.0 korzystając jedynie z fikcyjnych danych na fakturach oraz fikcyjnych danych uwierzytelniających – mogą korzystać ze środowiska testowego udostępnionego 3 listopada 2025 r. Natomiast chcąc przetestować KSeF 2.0 korzystając z fikcyjnych danych na fakturach, ale już prawdziwych danych uwierzytelniających – należy wybrać wersję Demo uruchomioną 15 listopada. Do środowiska przedprodukcyjnego, (w odróżnieniu do środowiska testowego) zalogować się można za pomocą prawdziwych danych uwierzytelniających (np. NIP) zgodnych z rejestrem informacji o właścicielach firm.